Hinweis: Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung Ihrer Daten im Andupez-Portal. Stand: 11.09.2026.

1. Verantwortlicher

Andupez GmbH
Westhafenstraße 1 (Halle 11)
13353 Berlin
Telefon: 030 – 3989820
E-Mail: verkauf@andupez.de
Geschäftsführer: Pedro Homar Amengual

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den vorstehenden Kontaktdaten.

2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Abwicklung der Geschäftsbeziehung über dieses Portal. Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Bereitstellung von Produkt- und Verpackungsdaten).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung, Verpackungs- und Lebensmittelrecht).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen (sicherer Portalbetrieb, IT-Sicherheit, Protokollierung, Betrugsprävention).

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Zugangsdaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle, verschlüsseltes Passwort, ggf. Zwei-Faktor-Authentisierung.
• Stammdaten: Firmen- und Ansprechpartnerdaten, Adressen, Kunden- bzw. Lieferantennummer, Kontakt- und ggf. Bankdaten.
• Vorgangsdaten: Bestellungen, Bestellhistorie, Lieferscheine, Rechnungen, Nachrichten, hochgeladene Dokumente (z. B. Zertifikate, Etiketten, Konformitätserklärungen).
• Nutzungs- und Protokolldaten: Zeitpunkt von An-/Abmeldungen und wesentlichen Aktionen, IP-Adresse, technische Sitzungsdaten (zur Sicherheit und Nachvollziehbarkeit).

4. Herkunft der Daten

Die Daten stammen von Ihnen selbst (Eingaben im Portal), aus unserer Warenwirtschaft (GDI) sowie aus der bestehenden Geschäftsbeziehung.

5. Empfänger und Weitergabe

• Intern: nur die für den jeweiligen Vorgang zuständigen Mitarbeitenden, entsprechend dem Rollen- und Berechtigungskonzept.
• Weitergabe freigegebener Verpackungs-/Konformitätsdaten (Lieferanten): Von Ihnen ausdrücklich freigegebene Verpackungsdaten und Konformitätserklärungen (PPWR) werden unseren Kunden zum Abruf bereitgestellt, damit diese ihre eigenen Nachweispflichten erfüllen können. Ohne Ihre Freigabe erfolgt keine Weitergabe. Sie können die Freigabe jederzeit im Portal widerrufen.
• Auftragsverarbeiter: technische Dienstleister (z. B. Hosting), die vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden sind.
• Behörden: soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

6. Hosting und IT-Sicherheit

Das Portal wird bei einem Dienstleister mit Serverstandort in Deutschland/der EU betrieben. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Interne Auswertungen (z. B. KI-gestützte Assistenzfunktionen) erfolgen auf firmeneigenen Systemen im Haus; es werden hierfür keine personenbezogenen Daten an externe KI-Dienste übermittelt.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange die Geschäftsbeziehung besteht und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern (insbesondere 6 bzw. 10 Jahre nach §§ 147 AO, 257 HGB). Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21).

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

9. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der Zugangs-, Stamm- und Vorgangsdaten ist für die Nutzung des Portals und die Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich. Ohne diese Daten kann das Portal nicht genutzt werden.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling mit rechtlicher Wirkung findet nicht statt. Automatisch erzeugte Vorschläge (z. B. Bestellvorschläge) dienen lediglich der Vorbereitung; die Entscheidung trifft stets ein Mensch.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils im Portal veröffentlichte Fassung.